SERVICIO DE CONDUCTORES Y VEHÍCULOS OFICIALES

Resolución del Rector 27-03-2001

RESOLUCIÓN DEL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE LEÓN POR LA QUE SE ESTABLECEN LAS NORMAS DE UTILIZACIÓN DEL SERVICIO DE CONDUCTORES DE VEHÍCULOS OFICIALES Y PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIAJES.

	
El Servicio de Conductores de Vehículos Oficiales de la Universidad de León está destinado a la realización de desplazamientos y viajes oficiales y de representación de la Universidad, así como viajes de estudio o investigación, en el caso de los vehículos destinados al efecto.

1.- Los criterios para autorizar la utilización del Servicio de Conductores de Vehículos Oficiales serán los siguientes:

a)	Las solicitudes de utilización del Servicio de Conductores habrán de contar para su autorización con la conformidad del Rector, Vicerrectores, Secretaria General o Gerente.

b)	Tendrán preferencia para la utilización del Servicio de Conductores los miembros del Equipo Rectoral en viajes oficiales y de representación de la Universidad de León, y en todos los casos, si coincidieran los viajes programados con desplazamientos de deban realizar los miembros del Equipo Rectoral en viajes oficiales y de representación, y no hubiera conductores o vehículos disponibles, las autorizaciones quedarán anuladas, avisando al usuario de la incidencia.

c)	Para la utilización del autobús y vehículos destinados al apoyo a la docencia o la investigación, la prioridad se establecerá por orden de petición del usuario.

d)	En los casos en que excepcionalmente se autorice la utilización del Servicio de Conductores para viajes no oficiales o de representación, y que estén vinculados directamente a un proyecto de investigación u otra actividad que tenga un presupuesto específico diferente al de la Universidad, los gastos que se originen serán abonados por los solicitantes, incluyendo el gasto por kilometraje (al precio por kilómetro fijado oficialmente) y la dieta y estancia del conductor, si hubiera lugar a ella.

2.- Las solicitudes de utilización del Servicio de Conductores de vehículos oficiales se tramitarán de acuerdo con el procedimiento que se incluye como anexo a la presente resolución.

SERVICIO DE CONDUCTORES DE VEHÍCULOS OFICIALES 

I.- PROCEDIMIENTO DE UTILIZACIÓN

1.	SE SOLICITA EL SERVICIO
•	A la Unidad de Rectorado
•	Por los órganos autorizados para ello
•	Cuando exista una manifiesta necesidad

2.	SE COMPRUEBA DISPONIBILIDAD 
•	Con el encargado de conductores
.
3.	SE COMUNICA LA POSIBILIDAD
•	Al Solicitante.
•	Mediante llamada telefónica, preferentemente.
•	Posibilidad o no de disponer del vehículo autorizado.

4.	SE ELABORA LA ORDEN DE VIAJE
•	Por el Encargado de Conductores.

5.	SE ENTREGA LA ORDEN DE VIAJE
•	Al conductor.

6.	SE DEVUELVE LA ORDEN DE VIAJE
•	A la Unidad de Rectorado (ejemplar nº 3).
•	Al Servicio Recursos Humanos (ejemplar nº 1)
	
               SE SOLICITA EL SERVICIO

                                            

              SE COMPRUEBA LA  DISPONIBILIDAD

       NO     SE COMUNICA AL INTERESADO

                                          SI

SE ELABORA LA ORDEN  DE VIAJE

SE ENTREGA LA ORDEN  DE VIAJE

SE DEVUELVE LA ORDEN DE VIAJE

	

SERVICIO DE CONDUCTORES DE VEHÍCULOS OFICIALES 

II.- NORMAS DE PROCEDIMIENTO

1- SOLICITUD DEL SERVICIO DE VEHÍCULOS OFICIALES 

1.2 SOLICITUD

Se solicitará la utilización del servicio de vehículos oficiales a la Unidad de Rectorado por escrito, fax o correo electrónico, incluyendo los siguientes datos mínimos:

-	- Datos del solicitante/usuario
-	- fecha y lugar del viaje
-	- tipo de vehículo
-	- motivos.

Cualquier modificación que surja con posterioridad a la primera solicitud, deberá comunicarse de inmediato a la Unidad de Rectorado y de la forma indicada en el párrafo anterior.

2.  COMPROBACION Y NOTIFICACION DE DISPONIBILIDAD DE LOS
     VEHICULOS OFICIALES.

  2.1 COMPROBACIÓN

Recibida la solicitud en la Unidad del Rectorado, se procederá a la comprobación de la posibilidad o no de utilización de los vehículos oficiales.

2.2 NOTIFICACION
 
Si los vehículos oficiales están disponibles, se le comunicará al usuario la posibilidad de utilización del servicio.

Si los vehículos oficiales están solicitados con anterioridad, pero existe la posibilidad de utilización conjunta, se le comunicará al usuario esta posibilidad y se procederá al ajuste del servicio.

Si los vehículos oficiales están solicitados con anterioridad, pero que existe la posibilidad de combinar los servicios, se le comunicará al interesado la posibilidad, para que acepte o no las condiciones de servicio que se le ofrecen.

3. -  ELABORACION Y CUMPLIMENTACION DE LA ORDEN DE VIAJE.

Autorizada la realización del servicio, se procederá a la elaboración de la orden de viaje.

La orden de viaje se elaborará en papel autocopiativo con tres ejemplares y constará de cuatro apartados. El primero (datos del solicitante y del viaje) será cumplimentada por la Unidad de Rectorado, el segundo (orden de viaje) será cumplimentada por el encargado del servicio de conductores, el tercero será cumplimentado por el conductor que realiza el servicio y el cuarto será cumplimentado por el usuario.
 
Finalizado el servicio el conductor reflejará en el documento los kilómetros que tiene el vehículo al iniciar y finalizar el servicio, así como la hora de regreso a León, y entregará el ejemplar nº 3 en la Unidad del Rectorado como justificante del servicio efectuado. El ejemplar nº 2 lo conservará el conductor como justificante y el ejemplar nº 1 lo entregará al Servicio de Recursos Humanos para la liquidación de la correspondiente comisión de servicios. 

En el supuesto que por causas debidamente justificadas (viajes que se les indique realizar a los conductores cuando están en ruta, viajes imprevistos en días festivos, etc.) no se pudiera elaborar la orden de viaje antes de la realización del mismo, esta deberá cumplimentarse inmediatamente después de la finalización del viaje.

Cuando el servicio no sea realizado por el conductor al que se le haya asignado, deberá justificar por escrito los motivos de no realización.

4. -  ACREDITACIÓN DE DATOS 

Una vez realizado el servicio, el usuario deberá cumplimentar y firmar el apartado de "finalización del servicio" que figura en el impreso de la orden de viaje. 

5.-  SITUACIONES NO PREVISTAS EN EL PROCEDIMIENTO.

Cualquier situación que pueda surgir y no esté prevista en el procedimiento y en las normas que regulan el mismo deberá ser resuelta por la Unidad del Rectorado en coordinación con la Gerencia..

SERVICIO DE CONDUCTORES DE VEHICULOS OFICIALES DE LA UNIVERSIDAD DE LEÓN
SOLICITUD Y ORDEN DE VIAJE 

1.- SOLICITUD

Solicitante:___________________________________________________________
Cargo/Puesto:________________________________________________________
Motivo del desplazamiento:_____________________________________________
Lugar de destino:_____________________________________________________
Salida:  Día:____________  Hora: _______  lugar__________________________
Regreso previsto: Día:____________  Hora:________  
Otros datos de interés:__________________________________________________

Conforme,

NOTA.- Deberá firmar el conforme el Rector, Vicerrectores, Secretaria General o Gerente, solo en el caso de que el servicio no haya sido solicitado por alguno de ellos. 

2.- ORDEN DE VIAJE
No procede el uso de vehículo oficial solicitado por los siguientes motivos: ______________________________________________________________________
Se asigna la realización del viaje solicitado Conductor:____________________________Vehículo________________________
Fdo.- El encargado del servicio de conductores

3.- DATOS A CUMPLIMENTAR POR EL CONDUCTOR:
NO SE efectuó por:___________________________________________________
Se efectuó con los siguientes datos:
Kms. vehículo inicio viaje:__________ Kms./vehículo fin viaje:______________
Fecha de salida:___________ hora_______fecha de regreso:_________hora_____
León,            de                             de 200

Fdo.- _______________________________

4.- DATOS DE FINALIZACIÓN DEL SERVICIO, A CUMPLIMENTAR POR EL USUARIO
VIAJE REALIZADO:
Conductor: D.________________________________________________________________

Lugar de destino:___________________________________________________
Salida, Día: _________ Hora: _______ lugar ____________________________
Regreso, Día: __________  Hora; ________________
Otros datos de interés: ___________________________________________________________

León, _____, de _______________de 2001

Fdo.- _______________________________

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