NORMAS PARA LA ELABORACIÓN  Y CUMPLIMENTACIÓN DE ACTAS DE EXAMEN

Instrucción Secretaría General 10-06-99 
Modificación Consejo de Gobierno 30/5/2003

La incorporación y aplicación de las nuevas tecnologías en la confección de actas, exige revisar la normativa interna y acomodarla al nuevo sistema de edición de actas y cumplimentación informática de las mismas a través de la intranet.

La nueva normativa sobre elaboración y confección de actas queda redactada en los siguientes términos: 

1.	Será el documento oficial de consulta en la expedición de títulos y certificaciones.

2.	Se elaborará un acta independiente para cada convocatoria de examen (febrero, junio y septiembre) en la que conste: Centro, titulación, curso académico, plan, especialidad u opción, asignatura, código de la misma, curso del plan de estudios al que pertenece y créditos (si corresponde a enseñanzas renovadas). Incluirá la relación completa (apellidos, nombre y DNI) de todos los estudiantes con derecho a examen y los que han obtenido convalidación.

3.	La convalidación de la asignatura a los estudiantes que han obtenido resolución favorable, quedará reflejada en la fila y columna del acta que corresponda y con diligencia extendida por el Secretario del Centro, asentada al finalizar la relación de estudiantes que configura cada acta.

4.	En el supuesto de que a todos los estudiantes que figuran en un acta se les haya convalidado la asignatura, el profesor responsable de la misma no grabará calificación alguna pero estará igualmente obligado a cerrar el acta, correspondiendo la firma al Secretario del Centro.

5.	A partir del momento en que el acta es generada por la Aplicación de Gestión Académica, el profesor responsable de la asignatura mediante el uso de su clave personal podrá acceder a ella a través de la INTRANET integrada por los ordenadores validados a tal efecto.

6.	El profesor responsable de cada asignatura grabará la calificación cualitativa que corresponda a cada estudiante. En ningún caso figurará en el acta calificación cuantitativa alguna. Asimismo, grabarán las calificaciones de los estudiantes extranjeros que cursan estudios en la ULE. Una vez grabada la calificación de todos los alumnos que conforman el acta es obligatorio hacer el cierre provisional, indicando el lugar, fecha y hora de la revisión de examen, que se adaptará a la normativa vigente al efecto.

7.	Realizada la revisión de los exámenes el profesor responsable deberá obligatoriamente hace el cierre definitivo.

8.	Será obligación de los profesores responsables extender la firma y pie de firma preceptiva. La administración de centro habilitará el procedimiento que considere oportuno para garantizar dicha firma.

9.	Las actas deberán estar firmadas en el anverso de todas las hojas por el profesor responsable de la asignatura. Cuando por ausencia, enfermedad u otras causas de fuerza mayor el profesor responsable de la asignatura no pueda firmar el acta, la firmará  otro profesor de la misma área de conocimiento, haciendo constar esta circunstancia mediante diligencia con el visto bueno del Director del Departamento. Si no hubiera más profesores en el área, firmarán el Secretario y el Director del Departamento.

10.	Cuando se dé en el profesor responsable alguna de las causas de abstención establecidas en el art. 28.b de la Ley  30/1992, de 26 de noviembre, del RJAP y del PAC, además del profesor responsable firmará también el acta otro profesor de la misma área de conocimiento. Si no hubiera más profesores en el área, será firmada por el profesor responsable de la asignatura y por el Director del Departamento.

11.	Las actas serán definitivas una vez firmadas por los profesores responsables de las asignaturas, quienes las entregarán en la Administración de Centro antes de concluir los plazos establecidos en la normativa vigente.

12.	Los funcionarios de las Administraciones de los Centros no aceptarán actas que no estén debidamente firmadas.

13.	Las actas serán custodiadas en los Centros por los Secretarios de los mismos, quienes enviarán una copia, en el formato que se determine, a la Secretaría General de la Universidad, y otra a la Secretaría del Departamento.

14.	Las calificaciones de los estudiantes españoles que, mediante programas oficiales de intercambio, cursan asignatura/s en el extranjero se grabarán por los Coordinadores Académicos de Programas de Intercambio, siguiendo el mismo procedimiento.