Información general
El Archivo General recoge, organiza y conserva la documentación procedente de los distintos servicios que constituyen la Universidad de León. Está formado por:
- El conjunto de archivos propios de las Secretarías de los centros gestores y administrativos de la Universidad (Facultades, Escuelas, Institutos, Departamentos, Servicios y Secciones de los servicios generales), coordinados a través de la Secretaría General, para el ejercicio de sus funciones estatutarias.
- Los fondos archivísticos generados por entidades dependientes o relacionadas con la Universidad, ya desaparecidas (Patronatos, Asociaciones, Secretariados...) que hayan sido depositados en él.
- La documentación histórica o administrativa, de interés para el cumplimiento de los fines de la Universidad, que ha ingreso como consecuencia de donaciones, compras, o depósitos. Es el caso del códice Fuero de Sepúlveda, siglo XIV, donación de Concha Casado Lobato; o el de los impresos leoneses de los siglos XVIII y XIX.
Para la administración y gestión de estos fondos documentales, el Estatuto de la Universidad establece una unidad de gestión denominada «Archivo General» que depende de la Secretaria General funcionalmente y orgánicamente de Gerencia.
Archivo General: ubicación y contacto
El Archivo General está instalado en la planta semisótano del Pabellón de Gobierno. Sus instalaciones constan de oficinas para el personal y depósitos, dotados de armarios compactus y de estanterías metálicas convencionales. En salas aparte se halla el Archivo propio de la Secretaría General. En total cuenta con, aproximadamente, 1.732 metros lineales de documentación, 8.524 cajas descritas con el programa ALBALÁ y 6.834 inventariadas.
- Dirección:
- Rectorado: Avda. Facultad, 25. Código Postal: 24004 León
- Personal:
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- Alejandro Valderas Alonso, Responsable.
- Miguel Ángel García Martínez, Técnico especialista.
- Teléfono:
- 987 29 15 70
- Correo electrónico:
- buac@unileon.es | buac1.@unileon.es
- Horario:
- de lunes a viernes de 9.00 a 14.00 horas
Funciones y servicios
Las funciones del Archivo son:
- Recoger, organizar y custodiar los fondos archivísticos de interés administrativo e histórico, generados por la Universidad o devenidos en su poder, que le son transferidos desde sus diferentes unidades administrativas.
- Igualmente todos aquellos que puedan dar fe de la historia de la Universidad, que obtendrá en la medida de sus posibilidades (adquisiciones, donaciones, copias).
- La administración del «Patrimonio Documental» de la Universidad en los términos que establece la Ley 16/85 de Patrimonio histórico (conservar la documentación histórica, cederla para exposiciones, permitir su acceso a los investigadores, facilitar su edición y difusión, inventariarla en su caso como Bien de Interés Cultural, etc.
- El Archivo General asume las funciones propias:
- de los archivos generales: depósito único y centralizado de recepción de todos los fondos documentales de la entidad;
- de los archivos históricos: documentos que superan los 20 años;
- de los archivos administrativos: documentos entre 5 y 20 años;
- de los archivos intermedios: depósito de documentos con menos de 5 años.
El Archivo General presta los siguientes servicios:
- Consulta en sala
- Préstamo
- Consulta por correo electrónico
- Reprografía (copia digitalizada)
- Biblioteca auxiliar (documentos impresos y publicaciones periódicas administrativas de la Universidad de León)
Normas básicas de transferencia de documentación
* (Extracto de la normativa aprobada en la reunión de la Comisión General de Bibliotecas, celebrada el 12 de diciembre de 2003)
Con carácter previo a cada transferencia, el centro remitente procederá a la revisión de la documentación, eliminándose borradores, duplicados, copias y elementos ajenos al expediente. Su contenido se ordenará de forma que refleje los sucesivos trámites cumplimentados, de acuerdo con la normativa que regule el procedimiento aplicado. Se asegurará de comprobar que los expedientes están debidamente organizados, y no mezclados con expedientes de otro tipo. Cada expediente se individualizará, si es posible, en una carpetilla, debiendo constar en su solapa los datos básicos para su identificación (fechas extremas, asunto, número de expediente, nombre del interesado, etc.)
Comprobarán, asimismo, que se han eliminado los duplicados, que se han quitado grapas, clips, gomas y otros elementos que puedan ser perjudiciales para la conservación del papel. En caso de mantener una unión, sustituir gomas y clips por grapas. Se quitarán las carpetas de gomas, clasificadores y cualquier elemento accesorio que ocupe espacio innecesariamente.
La documentación se dispondrá en cajas normalizadas, que se llenarán al completo, sin introducir un volumen excesivo que impida su correcto cierre, ni dejarlas medio vacías, por desaprovechar espacio y provocar la deformación de las carpetillas. Se procurará que un mismo expediente no quede dividido en dos cajas. Si fuera inevitable (por su gran extensión) se señalará claramente en la relación de entrega. En cada caja se escribirá en el lomo más corto, en el lugar señalado al efecto, el número de caja, número que corresponderá al del orden de cajas enviadas por esa Unidad al Archivo y que la identifica en la descripción de contenidos que aparece en la «Relación de entrega».
La «Relación de entrega» es el elemento esencial para el posterior tratamiento de la documentación en el Archivo, pero es también el documento por el que se traspasa la custodia de los documentos desde la Unidad de origen al Archivo. Mientras que no esté firmada la relación de entrega, la documentación sigue estando a todos los efectos bajo la responsabilidad del organismo productor. El Archivo proporcionará a las Unidades los modelos (en papel y en versión electrónica) de Relación de entrega, debiendo aquellas rellenar adecuadamente todos los apartados:
- Organismo que remite la documentación
- Fecha de la transferencia
- Número de orden de las hojas dentro de la relación (se consignará el parcial y el total separado por una barra (1/5, 2/5, …)
- El organismo productor, si fuera distinto del remitente
- Tipología documental, rellenándose una hoja de relación distinta para tipo documental
- Número de caja (que se corresponderá con el que figura en las cajas, y se comenzará en cada relación por el 1)
- Datos básicos que identifican la documentación (asuntos…)
- Fechas extremas
El Archivo, con la firma y el sello del responsable del Archivo, dejará constancia de que la relación de entrega se corresponde con la que se transfiere y que el Archivo asume la responsabilidad de custodia de la misma.
Cuando tenga documentación preparada para transferir, la Unidad se pondrá en contacto telefónico con el Archivo. Personal de este se personará en la Unidad para asegurar que la documentación esté debidamente preparada y autorizará la transferencia.